Après distribution par le Comité social et économique (CSE), les cartes et chèques-cadeaux sont utilisés par les salariés comme mode de paiement directement aux caisses d'une ou plusieurs enseignes. Les cartes et chèques-cadeaux sont en principe soumis à cotisations sociales. Cet avantage en nature financé par le budget des activités sociales et culturelles n'échappe aux cotisations sociales que sous certaines conditions, définies très précisément par l'Acoss (L'Agence centrale des organismes de Sécurité sociale).

Pour les CSE (ex comités d'entreprise), les cartes et cartes et chèques-cadeaux sont faciles à mettre en place puisqu'il suffit de passer commande auprès d'un prestataire pour les distribuer ensuite aux salariés bénéficiaires.

Les cartes et chèques-cadeaux sont ensuite utilisés par les salariés comme mode de paiement directement aux caisses d'une ou plusieurs enseignes. Rien de comparable avec le temps nécessaire et la complexité liée à l'organisation d'un arbre de noël par exemple.

Les chèques cadeaux sont également plébiscités par les salariés pour leur souplesse d'utilisation. Chaque salarié reste maître du choix du produit, de l'enseigne et du moment de l'achat. Difficile pour un CSE de ne pas succomber à tant d'atouts.

De nombreux services sont associés à la fourniture des cartes et chèques-cadeaux. Avant de choisir un prestataire, il faut évaluer l'étendu de ces services. Le caractère gratuit ou payant peut être un élément de comparaison entre les différentes offres.

Faut-il choisir des chèques Mono enseigne ou multi-enseignes ?

Tout dépends des souhaits de votre CSE et de la politique sociale et culturelles que vous menez.

Si vous souhaitez orienter les achats des salariés vers des produits précis (produits culturels par exemple), vous avez la possibilité de choisir des cartes et chèques-cadeaux « Mono-enseigne ». Ils ne seront utilisables que dans un seul magasin, celui que vous aurez choisi. Les idées ne manquent pas, vous pouvez proposer des chèques spécialisés pour l'achat de bijoux, de produits de beautés ou de produits culturels (Cinéma, spectacles, DVD…).

Vous avez la possibilité d'élargir les possibilités d'achat en choisissant des chèques « multi-enseignes ». Utilisable auprès d'un réseau de commerçants, ils permettent d'effectuer des achats auprès de plusieurs magasins et les salariés restent libre de choisir le produit et l'enseigne qui leur convient le mieux. Certains prestataires proposent des chèques avec plus de 200 enseignes et des milliers de points de vente répartis sur tout le territoire.

Les cartes et chèques-cadeaux peuvent être utilisés lors des achats auprès de l'ensemble des partenaires affiliés par chaque société émettrice. La liste des partenaires est souvent signalée sur les chèques sous forme de liste ou par la présence des logos des sociétés partenaires. Un Bon Cadeau n'est pas un chèque bancaire. Il ne peut donc donner lieu à aucune contrepartie monétaire sous quelque forme que ce soit, totalement ou partiellement, y compris le rendu de monnaie, ni être porté au crédit d'un compte associé ou non à une carte de paiement ou de crédit.

Les conditions d'éxonération

Cet avantage en nature financé par le budget des activités sociales et culturelles n'échappe aux cotisations sociales que sous certaines conditions, définies très précisément par l'Acoss (L'Agence centrale des organismes de Sécurité sociale).

Ainsi, lorsque le chèque est délivré dans le cadre d'un événement figurant sur une liste précise déterminée par l'ACOSS, il est exempté de charges sociales dans la limite de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale, soit 169 € par salarié et par événement en 2019. Ces événements sont le mariage, le Pacs, la naissance d'un enfant, le départ à la retraite, les fêtes des pères et des mères, Sainte Catherine, Saint Nicolas, Noël des salariés et/ou de leurs enfants de moins de 16 ans et la participation aux frais de rentrée scolaire pour les enfants et adolescents jusqu'à 19 ans.

Les Chèques Cadeaux peuvent être exonérés de charges sociales dans des conditions bien précises :

L'exonération des charges sociales est accordée :

- si le montant total des bons d'achat ou cadeaux attribués à un salarié durant une année est inférieur ou égal à 5% du plafond de la sécurité sociale soit 171 euros par personne et par événement en 2021.

- si le montant des bons d'achat et cadeaux attribués à un salarié durant une année est supérieur au plafond de la sécurité sociale; dans ce cas, 3 conditions sont à réunir simultanément pour être exonérés de cotisations :

• les bons d'achat ou cadeaux servent à l'acquisition d'un bien déterminé.
• les bons d'achat ou cadeaux sont liés à l'un des événements suivant : Noël, rentrée des classes, fêtes de mères des pères, naissance, mariage, retraite, Ste Catherine.
• respect "de la limite des valeurs conformes aux usages" soit un montant inférieur ou égal à 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par évènement.

Dans tous les autres cas, ils doivent être déclarés en avantage en nature et sont donc soumis à charges sociales.

- Si un salarié perçoit un total de bons dans l'année < à 5% du plafond mensuel Sécurité Sociale il y a présomption de non assujettissement => exonération de cotisations ( présomption de non assujettissement)

- Si un salarié perçoit un total de bons dans l'année > à 5 % du plafond Sécurité Sociale, il convient de vérifier par bon d'achat les 3 conditions cumulatives :

• Le bon doit être offert dans le cadre d'un événement faisant partie de la liste exhaustive tolérée par l'ACOSS.
• Sa valeur doit être conforme aux usages soit < ou = aux 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale ( 126€ pour 2005 ) par événement et par personne.
• L'utilisation du bon doit être en relation avec l'événement : les enseignes doivent avoir un rapport avec ledit événement.

Si les 3 conditions sont remplies => exonération de cotisations.

Si une des conditions n'est pas remplie, le bon d'achat non conforme doit être assujetti.

Ainsi, il peut coexister pour un même salarié des bons d'achat soumis et des bons d'achat non soumis à cotisations.

L'ACOSS et les URSAFF assurent le recouvrement des cotisations sociales. C'est l'employeur qui est responsable du versement des cotisations à l'Ursaff. L'employeur pour déterminer ses versements est en droit de demander au CSE les justificatifs des sommes versées à chaque salarié.

Quels sont les services proposés par les prestataires ?

De nombreux services sont associés à la fourniture des cartes et chèques-cadeaux. Certains services sont gratuits, d'autres sont souvent payants comme l'impression du logo du CSE ou l'inscription d'un message du CSE sur les chèques.

La livraison

Les cartes et chèques-cadeaux doivent être envoyés de manière sécurisée. Vous pouvez opter pour un envoi de l'ensemble des chèques à votre CSE. Certaines sociétés peuvent vous proposer une mise sous pli et une prise en charge de l'envoi pour chacun de vos bénéficiaires directement à leur domicile. La livraison est généralement payante mais la gratuité est parfois proposée à partir d'un certain montant de commande. Certaines sociétés proposent la possibilité de venir retirer les chèques dans les locaux de la société.

La personnalisation des chèques

Pensez à vérifier quels sont les différents éléments personnalisables : l'intitulé de la carte cadeau ou du hèque cadeau, son montant (à partir de quel montant), sa date de validité, le nom des bénéficiaires, le logo de votre CSE… l'intitulé de votre opération ou tout message à votre convenance (un nombre de caractères précis sont proposés).

La date de validité

La date de validité est variable elle est souvent comprise entre 1 et 2 ans maximum. Certaines sociétés proposent d'échanger les cartes et hèques cadeaux après la date de validité.

Les frais de gestion

Des frais de gestion sont parfois demandés, il ne faut pas oublier de vérifier ce point auprès de la société émettrice.

Les cartes et chèques-cadeaux doivent présentées des garanties en terme de sécurité pour éviter la contrefaçon ou l'utilisation frauduleuse. Les techniques d'impression actuelles permettent d'utiliser un papier filigrané, d'ajouter un pavé thermoréactif ou des code-barres, etc.

Quelques chiffres de l’enquête OfficielCE 2019

Le montant médian remis aux salariés en Bons d'achats / titres cadeaux par an est de 100€.

Pour le noël des enfants 70,55% des CE / Comités Sociaux et Economiques qui organisent quelque chose offrent, en autre, des bons d'achats ou des titres cadeaux.

En dehors de Noël, (pour les naissances, mariages, départs à la retraite, décès, rentrée scolaire, fêtes des pères, fêtes des mères…), les cadeaux le plus souvent offert sont les Bons d’achats pour 88.90% des CE / CSE.

(Source : Enquête nationale OfficielCE 2019 : plus d’info ici)

Publié le 12 janvier 2020
Source : Officiel CSE