L’utilisation d’outils numériques est devenue incontournable pour les élus de CSE. En utilisant des solutions digitales modernes, le CSE peut facilement valoriser ses offres ASC et séduire ses bénéficiaires… et leurs enfants. Les éditeurs de logiciels de gestion pour les CSE ont mis au point des outils de gestion intégrés permettant aux élus du CSE de piloter à la fois leur base d’ayants droit, leur communication (site internet du CSE et application mobile), la comptabilité du CSE et les activités sociales et culturelles (billetterie, cartes et chèques cadeaux, loisirs…). Et ce, même à distance !

Le choix d'un logiciel de gestion pour un Comité social et économique (CSE) est une décision importante qui doit être prise avec soin, en tenant compte des besoins spécifiques de votre CSE et des fonctionnalités offertes par les différents logiciels disponibles sur le marché.

Que vous ayez juste besoin de gérer vos réunions CSE, la comptabilité de votre CSE, la billetterie, les loisirs proposées par votre CSE ou tout à la fois, il est essentiel de bien connaitre les fonctionnalités proposées par les éditeurs de logiciels de gestion des CSE.

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion CSE

Commencez par identifier les besoins spécifiques de votre CSE en matière de gestion. Assurez-vous ensuite que le logiciel CSE que vous comptez utiliser propose bien toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, et évaluez également la convivialité de l'interface utilisateur et la flexibilité du système.

Voici la liste des 10 fonctionnalités principales d’un logiciel CSE :

1. Gestion des membres du CSE

La première caractéristique essentielle d'un logiciel de gestion du CSE est la capacité à gérer efficacement les membres du comité. Cela inclut la création et la mise à jour des profils des membres, leur rôle au sein du CSE, leurs mandats, leurs coordonnées, ainsi que leur disponibilité pour les réunions et les différentes tâches assignées.

2. Planification et suivi des réunions du CSE

Le logiciel peut proposer la planification des réunions préparatoires du CSE, la création d'ordres du jour, l'invitation des membres, la gestion des présences, la prise de notes et la documentation des décisions prises lors de chaque réunion. Une fonctionnalité de suivi des actions décidées lors des réunions peut également être intégrée.

3. Gestion budgétaire et comptable du CSE

Tous les CSE, quelle que soit leur taille, doivent produire chaque année des comptes annuels (bilan, compte de résultats et annexe), un rapport de gestion (plus axé sur des données qualitatives) et un rapport sur les conventions passées.

Les solutions logicielles assistent les élus de CSE dans la gestion et la tenue de leur comptabilité. Le logiciel CSE doit permettre de suivre et de gérer efficacement les budgets alloués au comité (Budget de fonctionnement et budget des ASC), les dépenses engagées pour les activités sociales et culturelles, la trésorerie du CSE, ainsi que la gestion des subventions du CSE. Des fonctionnalités de comptabilité telles que la gestion des factures, des paiements et des relevés financiers peuvent être incluses.

4. Gestion des activités sociales et culturelles (ASC)

La gestion des activités sociales et culturelles constitue une composante importante de l’activité d'un Comité social et économique. Un logiciel de gestion destiné à un CSE doit donc inclure des fonctionnalités spécifiques pour faciliter cette gestion :

• La gestion de la billetterie proposé par le CSE ou par son prestataire de billetterie (ticket cinéma, Spectacles, voyages, parcs d’attraction…)
• La gestion des prestations proposés par le CSE (Bons d’achats, cartes et chèques vacances…)
• La création et la gestion des événements organisés par le CSE : calendrier dédié aux événements CSE, en indiquant pour chaque activité proposée par le CSE : la description de l’activité, l’objectif, ainsi que les informations pratiques telles que le lieu, la date et l'heure de l’événement.

Le logiciel CSE peut également proposer aux ayants droit de s'inscrire ou se désinscrire aux événements et de régler directement les achats effectués par les bénéficiaires.

En intégrant ces fonctionnalités, un logiciel de gestion du CSE peut contribuer à rationaliser et à améliorer la planification, l'organisation et le suivi des activités sociales et culturelles du CSE.

5. Gestion des bénéficiaires des ASC

Les outils de gestion intégrés permettent aux élus du CSE de piloter leur base d’ayants droit. Cela inclut la création et la mise à jour des profils des de tous les ayants droits qui bénéficient des prestations sociales et culturelles du CSE (salariés et leurs familles, anciens salariés…). Le logiciel de gestion permet de gérer les coordonnées des bénéficiaires, l’historiques des activités proposées (billetterie, sorties, cadeaux, bons d’achat distribués par le CSE) et tous les aspects financiers pour chaque bénéficiaire (Règlements, remboursements…)

6. Communication interne et externe

Faciliter la communication est essentiel pour un CSE efficace. Le logiciel doit offrir des outils de communication interne pour permettre aux membres de collaborer facilement, partager des informations, discuter des questions en cours et prendre des décisions de manière transparente. De plus, des fonctionnalités de communication externe peuvent être intégrées pour faciliter les échanges avec l'employeur, les représentants syndicaux, les salariés et les fournisseurs du CSE.

7. Sécurité des données et confidentialité

Étant donné que le CSE traite souvent des informations sensibles concernant les employés et les activités de l'entreprise, la sécurité des données et la confidentialité sont primordiales. Le logiciel doit être conçu avec des mesures de sécurité robustes pour protéger les données contre les accès non autorisés, les fuites et les cyberattaques. Il devrait également être conforme aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD.

8. Accessibilité et convivialité

Un logiciel de gestion du CSE doit être accessible à tous les membres du comité, quel que soit leur niveau de compétence technique. Il devrait être convivial, avec une interface intuitive et des fonctionnalités faciles à comprendre pour tous les utilisateurs. Une conception réactive permettant l'accès depuis différents appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones, peut également être bénéfique pour une utilisation pratique et flexible.

9. Personnalisation et flexibilité

Chaque CSE peut avoir des besoins spécifiques en matière de gestion, en fonction de sa taille, de sa structure et de ses activités. Par conséquent, le logiciel devrait offrir des options de personnalisation et de configuration pour s'adapter aux besoins uniques de chaque comité. Des fonctionnalités modulaires et évolutives permettent également d'ajouter ou de supprimer des fonctionnalités selon les besoins du CSE.

10. Rapports et analyses

Pour évaluer l'efficacité de ses activités et prendre des décisions éclairées, le CSE a besoin d'outils de reporting et d'analyse précis. Le logiciel doit permettre de générer facilement des rapports sur divers aspects de son fonctionnement, tels que les dépenses, les ASC les plus demandées, les projets en cours, les décisions prises lors des réunions, etc. Des fonctionnalités d'analyse avancée peuvent également aider les élus à identifier les tendances et de faire évoluer des fonctionnalités en fonction des besoins des utilisateurs.

Les éditeurs de logiciel de gestion CSE

Les principaux éditeurs de logiciels de gestion spécialisés pour les CSE proposent des solutions intégrées, un « logiciel de gestion tout-en-un ». Il s’agit d’un système de gestion intégré où tous les modules du logiciel échangent des informations entre eux.

En plus d’un module de gestion comptable et de gestion des activités sociales et culturelles du CSE, les logiciels CSE « intégrés » proposent de nombreux services en ligne pour les salariés et leurs familles :  billetterie, réservation, inscription, commande et même paiement en ligne sur le site internet du CSE et/ou sur une application mobile.

Parmi les solutions les plus complètes, qui permettent de trouver sur la même interface une billetterie, un logiciel comptabilité et une base de données permettant la gestion des bénéficiaires du comité, on peut citer :

- UpGestion Expert est un logiciel de Gestion dédié au CSE proposé par UpCoop. Il permet de gérer et d’organiser l’ensemble des activités du CSE.

- Edenred Solutions CSE (ex ProwebCE) propose aux élus du CSE un logiciel de gestion et de comptabilité évolutif qui s’adapte à chaque besoin.

- DeltaCE propose un logiciel de gestion CSE tout-en-un pour maîtriser le budget du CSE et dynamiser la communication CSE.

- Glady propose des logiciels de gestion et de comptabilité pour simplifier la conduite des prestations du CSE et automatiser les opérations comptables.

- Swile / Comitéo propose aux élus un outil de gestion complet pour gérer les activités sociales et culturelles et les subventions.

- Couleur’ (Ex Couleur CE) propose suite logicielle de gestion et comptabilité développée en interne exclusivement pour les CSE.

- AdvanGO (une solution Helfrich) est une plateforme CSE tout-en-un. Gestion, comptabilité, communication, avantages salariés : la plateforme web centralise et optimise les actions quotidiennes des élus.

- HelloCSE propose une application innovante, personnalisée pour les élus de CSE et leurs bénéficiaires.

- Conseil CE est un prestataire de solutions CE / CSE depuis plus de 20 ans qui propose un logiciel complet, simple d'utilisation et conçu pour faciliter le rôle des élus au sein du comité.

- HappyPal propose une plateforme CSE pour Simplifier la gestion des budgets du CSE et leur distribution aux salariés.

Quel est le coût d’un logiciel de gestion du CSE

Pour déterminer le prix, il est nécessaire d’évaluer le coût total d’utilisation du logiciel CSE, y compris les frais d'installation, d'abonnement, de formation et de support technique. Assurez-vous que le logiciel correspond à votre budget et que l’investissement est justifié par les fonctionnalités et les avantages offerts.

Le prix d'un logiciel de gestion du Comité social et économique dépend de nombreux paramètres et peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment les fonctionnalités incluses, le nombre d'utilisateurs, le niveau de personnalisation, les services de support et d'assistance…

Les éditeurs de logiciels CSE proposent différents modèles de tarification :

- Tarification basée sur l'abonnement et le nombre d’utilisateurs : de nombreux logiciels de gestion du CSE proposent un modèle de tarification basé sur un abonnement mensuel ou annuel. Le coût de l'abonnement varie en fonction du nombre d'utilisateurs qui auront accès au logiciel, ainsi que des fonctionnalités incluses dans chaque plan tarifaire (par exemple, un plan de base versus un plan premium avec des fonctionnalités avancées). Les fournisseurs proposent souvent des tarifs dégressifs pour les grands volumes d'utilisateurs.

- Tarification basée sur les fonctionnalités : certains fournisseurs proposent des tarifs basés sur les fonctionnalités spécifiques que vous utilisez. Vous pourriez payer un tarif de base, puis ajouter des fonctionnalités supplémentaires moyennant des frais supplémentaires, en fonction des besoins spécifiques de votre CSE.

Les critères de choix d’un logiciel CSE

Il est important de noter que le prix seul ne doit pas être le seul facteur pris en compte lors du choix d'un logiciel de gestion du CSE.

Assurez-vous de comparer les fonctionnalités, la convivialité, la sécurité, le support client, et la réputation du fournisseur pour trouver la meilleure solution pour votre CSE. De plus, n'oubliez pas de prendre en compte les coûts indirects tels que la formation des utilisateurs, la migration des données et la maintenance continue.

Avant de prendre une décision finale, demandez des essais gratuits ou des démos du logiciel pour avoir une meilleure idée de son fonctionnement et de ses fonctionnalités. Impliquez les membres du CSE dans l'évaluation pour recueillir leurs retours et leurs impressions.

Enfin, assurez-vous que le fournisseur du logiciel offre un bon support client et une assistance technique en cas de besoin. Vérifiez les canaux de support disponibles, les temps de réponse…

En résumé, un logiciel de gestion du Comité social et économique doit répondre aux besoins spécifiques de chaque comité.

Publié le 12 avril 2024
Source : Officiel CSE