Les ASC, c’est un peu le bonbon dans le paquet de responsabilités du CSE. L’objectif ? Que chacun y trouve son compte ! Mais face à des besoins variés et un budget parfois serré, le CSE peut-il assurer une distribution des prestations et avantages équitable pour tous ? Voici quelques pistes.

Les Activités Sociales et Culturelles (ASC), représentent un volet essentiel des missions des Comités sociaux et économiques (CSE). Elles visent à favoriser le bien-être des salariés et de leurs familles, leur permettant d’accéder à des services et activités variés comme les loisirs, la culture, le sport, et les aides financières. Les ASC rendent accessibles des activités souvent coûteuses, telles que les voyages ou les sorties culturelles.

Le CSE gère l’attribution des avantages salariés aux bénéficiaires grâce au budget des activités sociales et culturelles (budget ASC).

Pour assurer une répartition juste et équitable des ASC, les CSE établissent des critères d’attribution pour déterminer les ayants droit et définir le niveau des avantages octroyés par le CSE. Quels sont les critères qui guident l’attribution de ces prestations et comment s’assurer d’une répartition équitable pour l’ensemble des salariés ?

Qui sont les bénéficiaires des ASC ?

Les prestations du CSE doivent bénéficier à l’ensemble des salariés, sans discrimination entre eux dans l’attribution des avantages : pas de distinction liée à des critères d’ordre professionnel, notamment au contrat de travail (CDI/CDD), à la catégorie professionnelle, au temps de travail (temps plein/temps pareil), à la présence effective. La possibilité de réserver le bénéfice des prestations du CSE aux salariés selon un critère d’ancienneté est désormais interdite.

Les bénéficiaires des ASC sont principalement les salariés de l’entreprise, mais l’accès peut également être étendu à leurs ayants droit, notamment les conjoints, les enfants, et parfois d'autres membres de la famille. Les conjoints, enfants et autres dépendants des salariés peuvent ainsi bénéficier de certains avantages CSE, tels que l'accès à des sorties, des voyages ou des activités culturelles organisées par le CSE.

Dans certains cas, la situation personnelle du salarié peut être prise en compte par le CSE pour l’accès aux ASC, avec des critères de priorisation pour les familles nombreuses, les parents isolés ou les salariés en difficulté économique.

Les principaux critères d'attribution des ASC

Pour garantir une répartition juste des activités sociales et culturelles, les CSE s’appuient généralement sur plusieurs critères d’attribution. Les critères d’attribution des ASC sont multiples et varient en fonction des choix du CSE, de la taille de l’entreprise et du budget disponible.

Ces derniers, bien qu’ils puissent varier d’une entreprise à une autre, reposent souvent sur des éléments objectifs qui permettent de cibler les prestations vers les employés qui en ont le plus besoin.

Voici les principaux critères que les CSE peuvent prendre en compte pour l’accès aux ASC :

1.    Critères sociaux et financiers

Les CSE peuvent attribuer les ASC en fonction du niveau de revenus, du quotient familial des salariés, de la situation de famille, ou du nombre d’enfants à charge.

Le quotient familial, ce petit chiffre qui en dit long, permet de moduler les aides en fonction des revenus et des charges de famille. Ainsi, les familles nombreuses, les parents solos et les petits salaires ne sont pas oubliés.

Ces critères permettent de privilégier les salariés les moins favorisés ou ceux avec des charges de famille importantes, offrant ainsi un accès équitable aux activités sociales et culturelles proposées par le CSE. Le quotient familial, qui prend en compte les revenus et le nombre de personnes à charge, peut ainsi être utilisé pour déterminer la participation financière du salarié.

Par exemple, les employés ayant des enfants à charge peuvent recevoir une aide complémentaire pour les activités périscolaires ou les vacances en famille. Le CSE peut également choisir de privilégier certaines catégories de salariés, comme les familles monoparentales ou les salariés proches de la retraite, en tenant compte des besoins spécifiques de chaque groupe. L’objectif est de distribuer les avantages de façon équitable en prenant en considération les situations particulières de chacun.

2.    Critères professionnels

Les activités sociales et culturelles doivent bénéficier à tous les salariés, quelle que soit la forme de leur contrat de travail (contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, contrat d'apprentissage, contrat de formation en alternance, etc.). La durée du travail (temps plein ou temps partiel), n’impacte pas non plus le droit à bénéficier pleinement des activités sociales et culturelles organisées par le CSE.

La Cour de cassation a dit "stop" aux critères d’ancienneté. En clair, pas de favoritisme pour les vétérans : tout le monde peut prétendre aux ASC !

De nombreux CSE ont pendant longtemps imposé un minimum d'ancienneté pour accéder aux ASC. Depuis avril 2024, Le CSE ne peut plus imposer une condition d’ancienneté dans l’attribution des activités sociales et culturelles !

Le CSE ne peut réserver le bénéfice des activités sociales et culturelles aux salariés ayant une ancienneté minimale. Par un arrêt en date du 3 avril 2024, la Cour de cassation précise pour la première fois que le comité social et économique (CSE) ne peut réserver le bénéfice des activités sociales et culturelles (ASC) aux salariés ayant une ancienneté minimale.

Les CSE qui ont mis en place une condition d’ancienneté dans l’attribution des œuvres sociales et culturelles doivent revoir leur politique d’attribution des ASC, pour se conformer à la position de la Cour de cassation. Dans un communiqué du 30 juillet 2024, l'Urssaf a indiqué qu’un délai de mise en conformité est accordé aux CSE jusqu'au 31 décembre 2025.

Pour en savoir + : Le CSE ne peut pas imposer d'ancienneté minimale aux bénéficiaires des ASC

Le CSE garde la possibilité d’ajuster le montant des aides en fonction des revenus des salariés pour assurer une répartition plus équitable des ressources.

3.    Critères de priorisation

Le CSE reste libre de définir des priorités dans l’attribution des ASC. En cas de forte demande ou de budget limité, le CSE peut également instaurer un système de priorisation.

Par exemple, les salariés n’ayant pas bénéficié de certaines prestations les années précédentes peuvent être prioritaires pour des activités très prisées (séjours, colonies de vacances, etc.). De même, des priorités peuvent être données aux jeunes enfants pour les inscriptions aux colonies de vacances ou aux camps d’été. Ce système favorise une rotation dans l’attribution des ASC et assure un accès plus large aux ressources.

4.    Critères spécifiques à chaque entreprise

Chaque entreprise étant unique, le CSE doit ajuster les critères d’attribution des activités sociales et culturelles en fonction de la réalité de son environnement. Cela peut inclure des critères tenant compte de la taille de l’entreprise, de sa localisation géographique, ou de la composition de son personnel.

Un CSE dans une entreprise avec beaucoup de jeunes parents mettra le paquet sur les aides aux crèches ou les activités familiales, tandis qu’un CSE d’entreprise "d’anciens" pourrait favoriser les clubs de marche nordique, par exemple.

Il est essentiel pour le CSE de considérer les préférences et attentes des salariés, en menant par exemple des enquêtes ou sondages pour mieux cerner leurs besoins. Cette approche permet d’assurer que les prestations proposées répondent véritablement aux attentes des salariés et contribuent à leur bien-être.

Comment s’assurer d’une répartition équitable des ASC ?

Nombreux sont les élus du CSE à se questionner, à juste titre, sur la validité des critères d’attribution des activités sociales et culturelles qu’ils organisent.

Les critères d’attribution des ASC visent à assurer un équilibre entre les besoins des salariés, les contraintes budgétaires, et les objectifs du CSE en termes de bien-être social. Pour être légitimes, les élus doivent se baser sur des critères objectifs et des pratiques de gestion transparentes.

Les CSE doivent impérativement respecter les principes d'égalité de traitement pour tous les salariés. Une activité sociale et culturelle doit s’adresser à l’ensemble des salariés et ne doit en aucun cas être discriminatoire.

Le CSE ne peut pas s’appuyer sur des critères discriminatoires comme l’âge, le sexe, l’origine ethnique, l’appartenance à une religion ou à un syndicat pour refuser d’allouer une prestation à des salariés. Le CSE ne peut pas plus légitimement imposer un critère d’ancienneté.

Le CSE doit établir des critères d’attribution transparents et accessibles à tous les salariés. Ces critères peuvent inclure des aspects comme le niveau de revenus ou la composition familiale. En définissant clairement ces critères objectifs, le CSE garantit que chaque salarié comprend les conditions d'accès aux ASC et que les prestations sont distribuées de manière impartiale.

Le secret d'une répartition réussie ? Un cocktail équilibré d’activités ouvertes à tous et d’aides un peu plus spécifiques. Le CSE ajuste ainsi ses aides en fonction des situations : par exemple, une garde d’enfants pour les jeunes parents ou des activités adaptées pour ceux qui se rapprochent de la retraite. Cet équilibre permet de répondre aux besoins généraux tout en tenant compte des spécificités des différents profils de salariés. De cette manière, chacun y trouve son compte !

La transparence est essentielle : les CSE doivent informer clairement les salariés sur les règles et procédures d’attribution, tout en assurant un suivi pour vérifier une distribution juste des ressources.
Une communication régulière et transparente permet de maintenir la confiance des salariés. Le CSE peut informer les salariés des critères d’attribution, des procédures et des budgets alloués aux ASC. Avec une bonne dose de transparence, les malentendus s’envolent, et le sentiment d'équité reste solide au sein de l’entreprise.
Pour assurer le suivi de l’attribution des ASC, les CSE utilisent souvent des outils de gestion des données, des logiciels CSE et des bases de données internes pour suivre les inscriptions et les subventions en temps réel. Cette gestion permet de mieux planifier les budgets et de garantir une répartition juste des ressources.

Les exigences de L’URSSAF

L’URSSAF met à disposition des élus des CSE, un guide rappelant certains principes relatifs au financement des activités sociales et culturelles (ASC). Une nouvelle version a été diffusée le 14 novembre 2024.

Le guide indique plusieurs conditions pour qu’une modulation de la prise en charge entre bénéficiaires soit possible :

•    les conditions classiques d'abord : la modulation doit permettre à tous de bénéficier d’un financement, les critères doivent être fixés avant toute attribution et communiqués aux salariés, les critères utilisés doivent être objectifs et prédéterminés ;

•    de nouvelles conditions par rapport aux précédentes versions du guide : le guide ne cite comme critères de modulation possibles que le quotient familial et le revenu fiscal de référence et indique que ces critères doivent figurer dans un accord ou une convention collective.

Si ces conditions ne sont pas réunies, le risque est que l’URSSAF considère les prestations financées comme des avantages en nature soumis intégralement à cotisations sociales. L’autre risque étant qu’un salarié agisse contre le CSE pour réclamer un rappel de financement non attribué.

Les CSE s'exposent à des risques de redressement par l'URSSAF s'ils ne respectent pas les règles encadrant les activités sociales et culturelles. En effet, toute prestation ou avantage octroyé aux salariés doit être conforme aux critères d'exonération définis par la réglementation.

Les principales causes de redressement incluent l'absence de justificatifs pour certaines aides, des modulations de prestations non fondées sur des critères objectifs et préalablement définis ou encore l'attribution discriminatoire des avantages, par exemple sur la base de l'ancienneté.

De tels redressements peuvent engendrer des coûts financiers importants pour le CSE, affecter la confiance des salariés et même entraîner des actions en justice. Il est donc essentiel pour les élus de suivre scrupuleusement les recommandations du guide URSSAF et de veiller à une gestion rigoureuse des prestations.

Pour en savoir + : Consultez le Guide pratique URSSAF 2024 - Comité social et économique

En résumé, une attribution bien pensée des ASC contribue au bien-être des salariés, renforce la cohésion et, soyons francs, rend la pause-café un peu plus conviviale. Que demander de plus ?

Publié le 22 janvier 2023
Source : Officiel CSE