Les machines les plus courantes sont le distributeur automatique de boissons chaudes, notamment le café mais on trouve aussi des distributeurs de boissons fraîches avec des ingrédients comme l'eau, les fruits ou le thé, ainsi que les distributeurs de snacks, l'offre alimentaire étant de plus en plus diversifiée vers les produits frais comme les sandwichs, les produits laitiers, les biscuits ou les fruits et légumes. Dépôt gratuit, gestion totale, vente, location ?La gestion totale, une solution peu exigeante pour l'entreprise La formule la plus répandue est celle de la gestion complète car elle repose sur un minimum d'engagement de la part du comité d'entreprise. Le distributeur automatique est la propriété du prestataire qui le place en dépôt gratuit dans les locaux d'une entreprise. Il l'entretient, l'approvisionne de manière régulière, généralement une fois par semaine, et se rémunère sur le prix des consommations. Le comité d'entreprise n'intervient que pour négocier avec le prestataire le nombre de distributeurs nécessaires et le prix unitaire de la consommation en fonction du nombre de salariés. Le comité d'entreprise peut néanmoins faire le choix d'apporter une participation financière en payant par exemple la moitié du prix du gobelet. Ce choix conduit souvent à une hausse des volumes consommés et la facture adressée par le prestataire à l'entreprise tient alors compte d'une remise. La gestion totale convient mieux à des entreprises de plus de quarante salariés. Elle présente l'avantage de ne rien coûter au CE ou à l'entreprise si ils choisisent de ne pas apporter de participation financière. Les petites entreprises (moins de quarante salariés) opteront plutôt pour un service de caféterie de bureau, plus souple. Une machine à café prédosée, de taille plus réduite qu'un distributeur automatique, est mise en dépôt gratuit par le prestataire. L'approvisionnement est directement géré par l'entreprise qui effectue, quand elle le souhaite, des commandes de café et de gobelets. La location : un atout pour les comités sociaux et économiques (CSE) Un dérivé de cette formule est également proposé par certains prestataires : la location. Le distributeur automatique n'est plus la propriété du prestataire mais celle d'un organisme de financement spécialisé dans le leasing. L'entreprise, ou le cas échéant, le comité social et économique (CSE), paie un loyer à cet organisme, confie la gestion au prestataire puis récupère le prix des consommations. Cette formule est prisée par les comités d'entreprise car elle leur permet de payer les loyers sur leur budget de fonctionnement, généralement excédentaires, et de comptabiliser les recettes sur leur budget dédié aux activités sociales et culturelles, souvent déficitaires. Une alternative plus contraignante : l'achat La formule la plus contraignante reste l'achat du matériel car elle nécessite un engagement de l'entreprise ou du CSE pour assurer le suivi de l'approvisionnement et l'entretien de la machine. Un distributeur de petite taille (170 gobelets) coûte entre 1.800 et 2.000 euros mais ce prix peut monter à 5.000 euros pour du matériel plus sophistiqué (1.000 gobelets et possibilité de sélections multiples). Si ce choix présente l'avantage de la souplesse quant aux approvisionnements, il reste surtout adapté à la distribution de boissons chaudes, non concernées par les questions de péremption ou de respect de la chaîne du froid. Le choix de l'assortimentSi le choix des produits qui peuvent être proposés dans un distributeur automatique s'est théoriquement beaucoup étendu, il n'est pas toujours facile pour une entreprise de les obtenir tous. Ainsi, les prestataires n'acceptent pas toujours d'équiper des locaux avec des distributeurs de sandwiches et de plats cuisinés. Le matériel coûte cher, l'approvisionnement doit être quasi quotidien et les locaux du prestataire doivent être équipés d'une chambre froide. Les solutions de paiement : monnayeur ou clef prépayée ?La plupart des prestataires proposent différentes solutions de monétique à leurs clients. Mémo OfficielCSEAvant de faire votre choix, il est conseillé de demander des devis à plusieurs prestataires opérant sur votre zone géographique. Le montant de la prestation ne doit pas être le seul critère : quelques pièges sont en effet à éviter. L'emplacement d'un distributeur automatique doit ainsi être étudié à l'avance car son fonctionnement nécessite un branchement d'eau. S'il n'existe pas, seul un plombier peut l'installer.
Enfin, si vous optez pour un approvisionnement en produits de qualité, n'hésitez pas à le faire apparaître noir sur blanc sur le contrat, au risque sinon de boire du café d'entrée de gamme pendant longtemps pour le prix d'une grande marque. DA et développement durableSi les initiatives ont émané d'abord des grandes entreprises internationales, les PME commencent elles aussi à s'engager dans une démarche de développement durable. Sur le terrain, la distribution automatique dispose de peu de marges de manœuvre pour intégrer ces nouvelles exigences environnementales, face à la nécessité de concilier cette nouvelle démarche avec des impératifs budgétaires toujours plus tendus. Certains leviers sont possibles pour mettre en place une démarche progressive de développement durable :
L'ensemble des bonnes pratiques qui commencent à être mises en place par tous, fabricants et gestionnaires, montre que les entreprises du secteur de la distribution automatique ont la volonté de prendre en compte les aspirations de notre société et affirment ainsi leur volonté de contribuer à une approche responsable de leur mission. Les chiffres clésChaque jour, en moyenne, sont consommés en DA : 14 millions de boissons chaudes, 1 million de boissons froides conditionnées et 1 million de produits alimentaires (snacks, sandwichs ou plats préparés). Chaque année, en moyenne on compte 61 consommations par habitant et 35 euros par consommateur.
Pour aller plus loinLa Chambre syndicale nationale de vente et services automatiques, NAVSA, représente tous les acteurs de la distribution automatique, des fabricants aux gestionnaires. La mission de la NAVSA est de représenter et défendre les intérêts de ses membres et de la profession, au niveau national mais aussi européen ( NAVSA adhére à l'EVA, European Vending Association, basée à Bruxelles).
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