Les logiciels de comptabilité pour les comités sociaux et économiques (CSE) facilitent la gestion comptable des activités du CSE. Quelles sont les obligations comptables auxquelles les CSE sont soumis ? Quels sont les critères pour choisir le logiciel le plus adapté à son comité ? Tour d’horizon.

La comptabilité et la gestion relative aux activités du CSE peuvent s’avérer très fastidieuses, notamment si le CSE propose une large gamme de services aux salariés. Disposant de moyens et de temps limités, l’élu de CSE doit allier rigueur et rapidité afin que la comptabilité n’empiète pas sur ses autres activités. Et ce même si la taille du comité permet de désigner un trésorier, possiblement assisté d’une équipe. Aussi, les logiciels de gestion CSE représentent une solution particulièrement pratique pour faire face aux nombreuses obligations du comité en matière de comptabilité et de gestion des activités.

Les obligations du CSE en matière de comptabilité

Avant de se préoccuper de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, le CSE doit bien identifier l’existence de deux budgets : un dédié aux frais de fonctionnement du CSE, l’autre aux activités sociales et culturelles (ASC). Autrement dit, il doit séparer ces frais dits internes de ces frais dits externes. Ceci est d’autant plus important que le fonctionnement du CSE bénéficie d’un financement légal minimal garanti par l’employeur, à savoir l’équivalent de 0,2% de la masse salariale brute.

Sont comprises dans les dépenses de fonctionnement :

• Le financement une formation économique sur le fonctionnement de l’instance,
• L’appel à un expert-comptable, 
• Le remboursement des frais de déplacement.
• Les dépenses de communication auprès des salariés
• Les dépenses liées au fonctionnement du CSE (matériel, abonnement, etc…).

En revanche, les activités du CSE (les Activités Sociales et Culturelles ou ASC) comme les subventions ne disposent pas d’un minimum garanti par la loi. La participation de l’employeur doit être définie par des accords d’entreprise. A noter que le Comité peut tout à fait trouver d’autres sources de financements indépendamment de la contribution de l’employeur.

Le CSE doit présenter les comptes dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice au cours d’une assemblée plénière à laquelle participent tous les membres du comité ainsi que des représentants syndicaux. Les modalités pour arrêter les comptes sont obligatoirement inscrites dans le règlement intérieur du comité.

Une comptabilité simplifiée pour les plus petits CSE

Le Comité doit absolument conserver des éléments de comptabilité dans ce qu’on appelle des archives comptables. La taille du CSE joue directement sur ses obligations en matière de présentation de son bilan comptable (code du travail article D2315-35 et D2315-35 et article D612-5 du Code du commerce).

Les petits comités sont ceux dont les ressources annuelles ne dépassent pas 153 000 €. Par dérogation, ces petits comités sociaux et économiques peuvent s'acquitter de leurs obligations comptables en se limitant à la tenue d'un livre retraçant de façon chronologique les montants et l'origine des dépenses et des recettes. Ils doivent également réaliser une fois par an un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours.

Au-delà de ce seuil, le CSE doit confier la mission de présentation des comptes annuels à un expert-comptable, qu'il rémunère avec sa subvention de fonctionnement. La dernière enquête nationale des CSE réalisée auprès d’un millier d’élus a d’ailleurs souligné le recours assez fréquent aux experts comptables : plus de 30% des répondants ont déclaré que leur CSE avait eu recours à un expert-comptable dans le cadre de la validation obligatoire des comptes au cours des 6 derniers mois en 2019.

Une comptabilité plus fournie pour les moyens et grands CSE

On désigne comme comité social et économique de taille moyenne, ceux qui n'excèdent pas au moins 2 des 3 seuils suivants : 50 salariés en équivalent temps plein ; 3,1 millions d'euros de ressources annuelles ; 1,55 million d'euros au total du bilan.

Les CSE de taille moyenne peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes (bilan, compte de résultat et annexe simplifiée) et n'enregistrer leurs créances et leurs dettes qu'à la clôture de l'exercice. Ils doivent confier la mission de présentation des comptes annuels à un expert-comptable. Le coût de cette mission est pris en charge par le CSE, en l’occurrence sur sa subvention de fonctionnement.

Enfin, les obligations sont renforcées pour les grands comités, c’est-à-dire ceux qui, à la clôture d'un exercice, excèdent au moins 2 des seuils présentés ci-dessus. Depuis 2014, la loi sur la démocratie sociale oblige les CSE à consolider et certifier leurs comptes annuels (hors comptabilité simplifiée ou ultra-simplifiée) par un commissaire aux comptes pour tous les exercices ouverts après le 1er janvier 2016. Le commissaire peut par ailleurs lancer une procédure d’alerte.

Le logiciel de comptabilité du CSE, un outil incontournable

La ressaisie des données gestionnaires et/ou comptables représente un travail fastidieux et chronophage pour les élus. Aussi, la possibilité de choisir un logiciel de comptabilité et de gestion des activités du comité doit être envisagée très sérieusement par les élus du CSE. La vérification des données en amont doit toujours être effectuée avec le plus grand soin, mais le reste des opérations est alors réalisé automatiquement et représente un gain de temps et d’énergie considérable.

Les logiciels de comptabilité du CSE sont conçus spécifiquement pour les comités d’entreprise ou comités sociaux et économiques. Les logiciels de comptabilité sont généralement conçus sur le même modèle avec une gestion des bénéficiaires, une gestion des activités sociales et culturelles (les ASC) et une comptabilité spécifique aux comités sociaux et économiques. Les fonctionnalités sont plus ou moins avancées selon les solutions et les éditeurs.

Comptabilité intégrée ou comptabilité séparée

Les logiciels de comptabilité et gestion pour les CSE diffèrent des logiciels de gestion  proposées aux entreprises. En effet, la comptabilité des comités est structurée de manière particulière et n’obéit pas aux mêmes nomenclatures que la comptabilité d’une entreprise classique. Aussi, le CSE a désormais le choix entre un large panel de logiciels en fonction de ses besoins et de ses moyens. Les logiciels CSE permettent, pour l’immense majorité d’entre eux, d’intégrer toutes les activités du CSE dans le même espace numérique et de simplifier les opérations de comptabilité via l’utilisation de la comptabilité intégrée. La comptabilité intégrée signifie qu’une action dans les modules de gestion sera directement répercutée dans la comptabilité. Une opération comptable relative à une prestation du CSE comme la vente de tickets de spectacles sera directement intégrée au plan comptable. Cette répercussion facilite également l’audit comptable.

A noter que le CSE peut choisir un logiciel de comptabilité séparée. Le logiciel de gestion va alors gérer les fournissuers du CSE, les ventes et les achats ainsi que la facturation. En revanche, il sera nécessaire d’exporter les écritures comptables pour les inclure dans le logiciel de comptabilité. Il faudra alors utiliser deux logiciels différents : l’un sera dédié à la gestion, l’autre à la comptabilité.

Le choix de deux logiciels distincts permet de garder une certaine séparation et une barrière entre gestion et comptabilité. Il sera alors possible de se focaliser sur le choix du logiciel le plus performant concernant l’une des deux composantes qui seront traitées séparément et à priori plus en détail. La compatibilité intégrée représente tout de même un gain de temps considérable, et le CSE doit donc arbitrer entre ces deux solutions selon ses besoins les plus impératifs.

Les critères de choix du logiciel de comptabilité du CSE

Outre l’arbitrage entre comptabilité intégrée ou gestion séparée, le CSE fait également face à plusieurs options :

• Se contenter d’un logiciel de gestion très simplifié
• Utiliser plusieurs logiciels différents en ayant pour finalité d’intégrer les ASC du CSE directement dans la comptabilité
• Utiliser un même logiciel permettant d’intégrer un maximum d’ASC.

Le choix du logiciel doit s’effectuer à la suite d’une réflexion portant sur :

• Les besoins en termes de comptabilité. La taille du CSE influe directement sur cette donnée : une comptabilité simplifiée ou ultra simplifiée ne nécessite pas nécessairement l’achat d’un logiciel très performant.
• Le rapport qualité prix : Si le CSE doit trouver le meilleur logiciel, à la fois abordable en termes de budget et performant vis-à-vis à des attentes.
• Faciliter l’éventuel contrôle des comptes pour l’expert-comptable et/ou les instances appelées à s’enquérir de l’état des comptes. Certains experts comptables sont d’ailleurs déjà familiarisés à certains logiciels.
• Le SAV et le suivi général en cas de dysfonctionnement ou d’interrogation.

Le fonctionnement des Logiciels de comptabilité du CSE en ligne

La plupart du temps, les logiciels de comptabilité du CSE proposés par les principaux éditeurs sont accessibles en ligne en mode SaaS (Software as a Service). L’accès et l’utilisation du logiciel sont simplifiés et se font grâce à une simple connexion à internet depuis un navigateur. Ce type de logiciels CSE permet d’inclure des services comme la vente ou la réservation de produits et services en ligne. De plus, les mises à jour s’installent facilement, voir automatiquement.

La plupart des logiciels de comptabilité CSE fonctionnent sur le principe de l’abonnement, dont le prix est très variable. Parmi les plus utilisés, on trouve les solutions proposées par Prowebce, Kalidéa, Comitéo, Delta CE, Couleur CE…

Avant de faire votre choix, nous vous recommandons de tester le logiciel de comptabilité CSE que vous envisagez d’utiliser pour votre comité. L’accès à une version de démonstration du logiciel de comptabilité CSE est le meilleur moyen de tester toutes les fonctionnalités du logiciel et de vous assurer qu’il est parfaitement adapté à vos besoins.

Publié le 18 juin 2020
Source : Officiel CSE